Datenschutzerklärung "Übermittlung von Daten FileSender uniSHARE"

Der Universität Graz ist der Schutz personenbezogener Daten ein besonderes Anliegen und wir behandeln alle verarbeiteten personenbezogenen Daten vertraulich und unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen. Diese Datenschutzerklärung soll Sie gem Art 12, 13 einerseits als NutzerIn des FileSenders uniSHARE über Zweck, Rechtsgrundlage und über Ihre Rechte iZm der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Universität Graz informieren.

Zweck(e) der Datenverarbeitung

Der Filesender uniSHARE ist eine webbasierte Applikation zum Zwecke der sicheren und einfachen Übermittlung von Daten und dient somit einem reibungslosen Geschäftsablauf, die Verarbeitung der Daten dient der bestimmungsgemäßen Nutzung der Applikation. Die Anmeldung erfolgt für NutzerInnen mit aktivem UGO-Account mittels Shibboleth-Anmeldung zum Zwecke der Authentifizierung bzw Autorisierung (IT- und Datensicherheit).

Datenarten

  • IP-Adresse der sendenden und empfangenden Person
  • Inhaltsdaten der Nachricht (optional)
  • Inhaltsdaten der hochgeladenen Datei
  • Metadaten der hochgeladenen Datei (zB Größe, Erstelldatum, Autor)
  • Mailadresse der sendenden und empfangenden Personen
  • Gültigkeitsdatum
  • persönlich gewähltes oder generiertes Passwort zur Dateienverschlüsselung (optional)
  • Anzahl der Downloads
  • Datum der LogIns
  • Transferprotokolldaten (Aktionsdatum, Uhrzeit, durchgeführte Aktion, IP-Adresse des Senders und Empfängers)

Betroffene Personengruppe

Authentifizierte NutzerInnen (= Studierende, Bedienstete, Externe mit aktivem UGO-Account)

Gäste (= externe Personen ohne aktivem UGO-Account), die mittels Einladung durch eine(n) authentifizierte(n) NutzerIn das Tools begrenzt nutzen können.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Vertragserfüllung gem Art 6 Abs 1 lit b DS-GVO (Daten werden zur bestimmungsgemäßen Nutzung der Applikation verarbeitet).

Wahrung der berechtigten Interessen gem Art 6 Abs 1 lit f DS-GVO (reibungsloser Geschäftsablauf, Datensicherheit) durch Zurverfügungstellung und Nutzung eines sicheren, internen Tools zur Übermittlung von Daten und die Authentifizierung bzw Autorisierung mittels Shibboleth-Anmeldung.



Speicherdauer

Bei Vertrag

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange als dies für die Abwicklung des Vertrages bzw solange wie es für die Zwecke des Vertrages (Nutzungsvertrag) notwendig ist. Darüber hinaus speichern wir Ihre Daten nur, wenn dafür gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen oder Verjährungsfristen betreffend potentieller Rechtsansprüche offen sind.

Bei berechtigten Interessen

Wir verarbeiten die Daten solange als dies zur Wahrung der berechtigten Interessen notwendig ist bzw. solange bis (begründeter) Widerspruch erhoben wird. Darüber hinaus speichern wir Ihre Daten nur, wenn dafür gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen oder Verjährungsfristen betreffend potentieller Rechtsansprüche offen sind.

Konkrete Speicherfristen

Dauer Beschreibung
20 Maximale Anzahl an Tagen, bis eine Übertragung abläuft
10 Wenn eine Übertragung fehlschlägt, haben Sie die Möglichkeit, das Problem direkt über diese Webschnittstelle zu melden. Dieser Bericht wird nach Ablauf dieser Tage aus der Server-Datenbank entfernt
30 Aufbewahrung der Mails, die an eine(n) BenutzerIn gesandt wurde
0 Löschung des Gastaccounts, sobald dessen Einladung abgelaufen ist
31 Aufbewahrung des Protokolls der durchgeführten Aktionen


Übermittlung

Ihre Daten werden technisch ausschließlich uni-intern verarbeitet, es erfolgt keine Heranziehung von Auftragsverarbeitern.
Die Übermittlung der Daten iZm der/den hochgeladenen Datei(en) erfolgt an jene Person(en), die die sendende Person dazu auswählt.

Ihre Rechte

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verfügen Sie jederzeit über die folgenden Rechte, welche bei der Universität Graz als Verantwortlichen, Mailadresse: rektorsbuero@uni-graz.at geltend gemacht werden können.

  • Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten (Art 15 DS-GVO),
  • Recht auf Berichtigung (Art 16 DS-GVO) oder Löschung (Art 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art 18 DS-GVO),
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art 20 DS-GVO),
  • Recht auf Widerspruch (Art 21 DS-GVO),
  • Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art 7 Abs 3 DS-GVO), wodurch die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird,

Darüber hinaus besteht das Recht auf Beschwerde (Art 77 DS-GVO), welches bei einer Aufsichtsbehörde, in Österreich ist dies die österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, Telefon: +43 1 52 152-0, E-Mail: dsb@dsb.gv.at, einzubringen wäre.

Unsere Kontaktdaten

Unsere Kontaktdaten lauten: Universität Graz, 8010 Graz, Mail: rektorsbuero@uni-graz.at
Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter: datenschutz@uni-graz.at